Da Importância Das Lições Aprendidas


Para suscitar nossa discussão, vamos ler a seguinte historinha:

Você vai passar um projeto novo e complexo para um de seus funcionários mais capazes: Sam. Ele tem pouca experiência, mas é muito inteligente e interessado – por isso foi escolhido para esse projeto. Ao entregar a Sam uma enorme pilha de documentos, você diz a ele: “Primeiro, quero que leia todo esse material e comece a ter uma ideia do que temos em mão”. Então fala da origem do projeto, das outras pessoas envolvidas e da meta global. E diz “Não tenho muita certeza de como deve ficar o resultado final. O que você acha?”. Isso os conduz a uma boa discussão, mas você não especifica nenhum produto final concreto. Em vez disso, sugere que Sam consulte uma colega, Barb, que fez um projeto semelhante recentemente. (...) Após meia hora, termina a conversa com Sam, informando-o de que esse projeto é sua prioridade. “Qual é o prazo de entrega?” Ele quer saber. Sua resposta: “Assim que conseguir terminá-lo”[1]

Como todos vocês conhecem gerenciamento de projetos, sabem que nosso Sam acabou de entrar em uma fria – um projeto que não tem escopo, produto nem prazos definidos. Pelo texto vemos que o melhor conselho dado ao Sam foi “consultar Barb, que fez um projeto semelhante recentemente”.

O conselho pode ser resumido em “consulte as lições aprendidas”.
Mas o que são lições aprendidas?

O Guia PMBOK - (2004: 230) do PMI define Processo de Lições Aprendidas como:

Uma definição de lições aprendidas seria o conhecimento adquirido pela experiência, podendo ser essa experiência positiva ou negativa (CHAVES et. al., 2006: 110). Esses registros devem ser de simples abstração, fáceis de serem acessados, relevantes ao desenvolvimento de projetos e contextualizados para os novos projetos.

Registrar as lições aprendidas em seus projetos mostra o qual madura em gerenciamento a organização se encontra, pois, primando sempre pela melhoria continua de processos, através do uso de ferramentas diversas erros podem ser evitados e soluções mais acertadas podem ser encontradas. Como cita Kerzner (2006: 51): “Se não “documentar” as lições aprendidas, a empresa pode rapidamente regredir da maturidade para a imaturidade e gestão de projetos. O conhecimento é perdido, e os erros do passado se repetem.”

Uma boa lição aprendida possui as seguintes características: É Documentada de forma simples, clara e rastreável, é relevante e contextualizada quanto a sua utilização - O conhecimento deve evidenciar sua utilidade em aplicações práticas.

Referências bibliográficas

CHAVES, L. E.; SILVEIRA NETO, F. H. da; PECH, Gerson; CARNEIRO, M. F. S. Gerenciamento da Comunicação em Projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

KERZNER, H. Gestão de Projetos: As melhores práticas. 2ª Edição. Porto Alegre: Bookman, 2006

PMBOK, Guia. Um guia do conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 3ª Edição. Pennsylvania/USA: PMI - Project Management Institute, Inc. 2004.

Notas:

[1] Retirado de :Tulgan, Bruce; Não Tenha Medo de ser Chefe – Na obra em questão o exemplo é utilizado para exemplificar quais tipos de ações gerenciais deveriam ter sido tomadas, mas esta história também se mostra muito útil para ilustrar e motivar uma discussão sobre lições aprendidas.