Como de costume pretendo discorrer mais a respeito da utilização destes conceitos no dia a dia do que apenas no ambiente de projetos.
Antes de mais nada, vamos definir um pouco de qual tempo estamos falando. Em português utilizamos o termo “tempo” indiscriminadamente, mas em grego existem dois termos para o tempo: “Chronos” (Χρόνος) e “Kairos” (καιρός). O primeiro é o tempo sequencial, mensurável (cronometro, por exemplo – medidor de tempo) o segundo se refere ao “momento certo, oportuno” refletindo a experiência de um momento oportuno.
Então temos o “tempo que se mede” e o “tempo oportuno” (no qual pode se fazer algo). Se considerarmos que planejar nada mais é do que pensar no que se pode fazer hoje para gerar o futuro desejado, podemos inferir que em gestão de projetos (e na vida, no sentido amplo) estamos muito mais trabalhando com o kairos do que com o chronos.
Então, levando isso para nossas vidas, podemos ver que existem algumas “crenças” que podem limitar sua boa gestão do tempo, algumas delas são:
- “Quem administra o tempo é escravo do relógio”;
- “é possível administrar 100% do tempo”;
- “Gestão do tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional”;
- “se quiser fazer algo bem feito, faça você mesmo”.
Cada uma dessas ideias tem o poder de impedir que você possa desfrutar dos benefícios da boa gestão do tempo (seja em seus projetos ou em sua vida )[
Para matar estas crenças repita comigo: “Planejar é diferente de ser escravo – É TER AUTONOMIA NAS ESCOLHAS”, “tudo pode recomeçar, o futuro PODE ser diferente”.
Antes que o texto descambe para a autoajuda descarada, vamos pensar em algumas coisas que podem ajudar a organizar a vida (em todos os sentidos).
É fundamental aprender a separar o que é importante do que é urgente – e aprender a dedicar melhor seu tempo ao que é importante.
- IMPORTANTE = coisas que contribuem para seus objetivos e propósitos de vida;
- URGENTE = coisas que “precisam” ser feitas num determinado prazo.
Para dar uma ideia sobre como lidar com isso, vamos pensar nas figuras a seguir;
A primeira mostra os quatro possíveis quadrantes para classificar uma demanda quanto a sua urgência e sua importância.
A segunda figura ilustra possíveis estratégias a serem adotadas para lidar com cada uma dessas demandas.
As coisas urgentes e não importantes podem ser delegadas para outras pessoas, ou podem ser negadas (vai depender da situação, mas provavelmente terão algumas delas das quais você não irá escapar, mas levar uma “mordida de jacaré” por semana ainda é melhor do que levar uma por hora).
O que é importante, porém não é urgente é um ponto de atenção. Tais coisas devem ser inseridas em sua lista de prioridades. Alguns exemplos desta categoria podem ser “cuidar da saúde” e “pensar na aposentadoria”. Se você goza de uma saúde razoável, e ela não vem dando sinais de estar “abrindo o bico” pode ser tentado a não dar importância a isso até que a saúde acabe e vire urgente cuidar do que restou dela. Da mesma forma, pensar na aposentadoria é importante, mas como sempre está “muito longe” pode ignorar a importância de criar reservas até que seja tarde demais e a urgência devore sua qualidade de vida.
O que não é urgente nem importante é tudo aquilo que não acrescenta nada a seus objetivos. Normalmente é algo do tipo “não fiz o relatório, mas aproveitei para arrumar os arquivos (ou as gavetas)”. Tudo que se encontra nessa categoria deve ser evitado ao máximo, e deve-se lutar contra a tentação de fazer tais coisas.
Já o que é importante e urgente é o que deve consumir a maior parte de seu tempo.
Agora o mais importante de tudo: a boa notícia é que você não precisa me dizer o que se encontra em cada uma dessas categorias para mim – a má notícia é que eu também não vou lhe dizer o que se encontra nessas categorias para você. Cabe a cada um identificar e classificar, de acordo com seus objetivos pessoais e momento de vida, quais demandas se encontram em cada categoria.
