terça-feira, 28 de junho de 2011

Reflexão de meio de ano

E então, meio que de repente, você percebe que esta é a última semana do primeiro semestre de 2011.

É meio ano já se passou, e passou muito rápido, parafraseando John Lenon, podemos dizer que “a vida é aquilo que acontece enquanto estamos ocupados com outras coisas”.

Sempre que me sento para escrever para este blog, me pergunto em como abordar algo que tenha alguma relevância dentro do tema “GP, Vida e outras coisas...”. Falamos um pouco sobre gestão de projetos, BSC pessoal, buscando sempre fazer uma ponte entre as esferas pessoais e profissionais.

Hoje meu interesse maior é abordar algo mais pessoal, intimista.

Sempre estamos medindo o desempenho de nossos projetos, nossas atividades e outras demandas do dia a dia, apagando pequenos focos de incêndios e planejando para evitar que incêndios maiores apareçam. Mas e seus projetos pessoais? Sua vida, seus planos e seus sonhos, como estão? Não me digam que vão esperar estarem velhos e cansados para perseguirem seus sonhos.

Então, quanto do que vocês sonharam para suas vidas no início do ano se concretizou? Quão eficientes foram para cuidar de vocês mesmos?

Leve o tempo que for necessário neste ponto.

Provavelmente alguns de vocês devem ter atingido até mais do que esperavam obter, outros, porém, devem estar ao menos “pensativos” a respeito de como andam conduzindo a própria vida.

Provavelmente os que formularam seus objetivos de forma mais eficiente obtiveram mais resultados. Vou ensinar uma forma de se formular objetivos pessoais que a maior parte das pessoas que alcançam seus objetivos utilizam, ainda que muitos talvez utilizem de forma intuitiva.

1. O objetivo deve ser estabelecido por afirmativas – ou seja, um objetivo que contenha uma negativa em sua formulação como, por exemplo, “não vou...”, “não posso...”, “evitarei...”, etc. é danoso. A negativa é uma forma de se pensar no que não se quer pensar. Para ilustrar siga a orientação da frase a seguir: “Tente não pensar nos móveis de sua sala” – aposto duas paçoquinhas como todo mundo pensou nos móveis da sala. Ao formular seus objetivos, gaste um tempo pensando em como expressá-los por afirmativas como “farei...”, “conseguirei...”, “serei...”, etc.

2. O objetivo deve estar sob o controle da pessoa que o formulou – Ou seja, deve depender inteiramente de seus esforços. Um objetivo do tipo “se eu fizer XPTO e fulano fizer XYZ...” não vai dar em muita coisa que presta, só vai aumentar a ansiedade em relação ao objetivo e aumenta a probabilidade de desistência da busca do mesmo. Escolha objetivos que dependam apenas de seu empenho, seu esforço.

3. O objetivo deve ser bem especificado – deve ser mensurável, ter parâmetros bem definidos. Pense em termos de “o que...”, “quanto...”, “onde...”, “quando...” e por aí vai. É bem melhor do que ter objetivos vagos, genéricos. Na vida não existem objetivos do tipo “conquistar 12 territórios a sua escolha” [1].

4. O objetivo deve ser descrito em termos adequados de percepção – deve ser planejado utilizando o método da decomposição e transformado em pequenas metas intermediárias. Se você quer, por exemplo, juntar 100 mil reais e não tem nada, antes de chegar a 100 mil terá que chegar a 1 mil, 5 mil, 20 mil e por aí vai. De repente planejar esses passos intermediários vai te ajudar e muito. Uma boa forma é ir fazendo perguntas de “trás pra frente” – partindo de seus objetivos, ir vendo o que é preciso para chegar até ele, perguntando sempre “como”. É bem semelhante ao uso do “diagrama causa e efeito”, bem conhecido.

5. Os objetivos não podem ser conflitantes - devem harmonizar entre si e, se gerar algum conflito, deve-se iniciar um processo de negociação e escolha, tanto nas esferas internas (sua vida) quanto externas (sua teia de relacionamentos).

Levando estes 5 pontos em consideração é possível reavaliar os objetivos pessoais, tente adequá-los à forma proposta. Verifique quais deles entram em conflito com outros, ou entram em conflito com a forma como você vem levando sua vida. Ainda faltam 6 meses para o final do ano – que tal utilizá-los de forma a alcançar alguns de seus objetivos?

Nota:

[1] quem nunca jogou WAR que atire o primeiro dado.

sexta-feira, 17 de junho de 2011

Alguns insights sobre ferramentas de gestão de projetos

“What is the steel compared to the hand that wields it?”(Thulsa Doom – Conan o Bárbaro).

“O que é o aço comparado com a mão que o empunha?” (Thulsa Doom – Conan o Bárbaro).

Começo o texto de hoje com uma citação do clássico “Conan o Bárbaro” e emendo no vídeo de meu bom amigo Mac sobre lâminas para bushcraft.

Repare que no vídeo ele enfatiza que muito mais importante do que a lâmina (ferramenta) é o “homem por trás da lâmina”. Interessante como soa similar à citação do filme, não é?

E o que isso tem a ver com gestão de projetos? Calma, antes que pensem que enlouqueci de vez, já digo onde quero chegar – Vamos falar um pouco a respeito de ferramentas de gestão de projetos.

Se fizermos uma busca rápida no Google sobre “ferramentas de gestão de projetos” vamos ver algo parecido com isso:

Aproximadamente 1.530.000 resultados - isso mesmo um milhão e meio de resultados para o termo em uma busca no Google!

Podemos ver que existem várias opções (MS Project, Primavera, Spider, Open Project, centenas de softwares livres, MS EPM e por aí vai até onde a imaginação alcança...).

Em diversos congressos de Gestão de Projetos sempre vejo stands de desenvolvedores destas ferramentas, normalmente os panfletos distribuídos são muito bem feitos, bem ilustrados, mostrando ao máximo as possibilidades da ferramenta. O que aparentemente todos desenvolvedores “esquecem” de mencionar é que a ferramenta só atinge seu máximo desempenho se for utilizada por mãos capacitadas.

Recordo-me de minha infância, de quando aprendi a tabuada, eu vivia enchendo a paciência de meu pai (Engenheiro) para que ele me deixasse usar uma calculadora para fazer o “para casa”. Eu usava o argumento de que ele também vivia fazendo cálculos com sua calculadora (uma calculadora científica Sharp com display de LEDs verdes que era meu sonho de consumo). A resposta que ele me dava era sempre algo mais ou menos assim “Eu uso calculadora para fazer cálculos que eu sei fazer, mas com a calculadora eu os faço mais rápido. Você, meu filho, ainda precisa aprender como fazer os cálculos elementares manualmente antes de pensar em usar uma ferramenta como esta.” [1]

Conhecer os fundamentos de GP, saber traçar uma rede PERT/CPM na mão (isto é – saber os princípios de cálculo), saber elaborar bons relatórios, ter bons conhecimentos de gestão de projetos e resolução de conflitos trás bons resultados. Uma pessoa com essas habilidades ao utilizar uma ferramenta de gestão de projeto pode utiliza-la de forma a aproveitar melhor suas facilidades e pode, inclusive, ter o insight se a ferramenta está funcionando bem ou não.

Para exemplificar – Bisturis são ótimas ferramentas para diversos procedimentos cirúrgicos, mas em hipótese alguma eu deixaria que um mecânico realizasse um procedimento cirúrgico só por que ele tem um bisturi. De forma similar utilizamos nossos pés e mãos para dirigir, e orangotangos têm pés e mãos, mas ninguém em sã consciência deixaria um orangotango dirigir o próprio carro, mesmo possuindo ferramentas para tal ação.

Respondam rápido – quem você preferiria contratar para tocar um projeto importante – uma pessoa “calejada” em gerenciamento de projetos, com experiência comprovada e conhecimento profundo dos fundamentos ou uma pessoa que fez um curso de 2 meses e que se compromete a utilizar uma “ferramenta fantástica” ? Suponho que sua escolha recaia sobre o primeiro candidato, não é?

Então, para resumir meu posicionamento – ferramentas podem sim facilitar a vida de quem ENTENDE de gestão de projetos, elas podem permitir que muito trabalho seja feito em pouco tempo, e possibilitar que diversas informações sejam facilmente acessadas. Mas uma ferramenta, por melhor que seja, é tão boa quanto a mão que a utiliza, não devemos ter a fantasia de que um sistema computacional de última geração vai resolver todos os problemas de gestão de projetos – o fator humano ainda é (felizmente) o mais importante.

Notas

[1] o safado do velho uma vez me desafiou (devia ter uns 15 anos) a fazer alguns cálculos complexos utilizando uma calculadora científica, enquanto ele fazia os mesmos cálculos utilizando uma “calculadora de padaria”, queria ver quem terminava primeiro. Ele ganhou! Depois me explicou que ao saber como se expande uma função em série de Taylor pode-se fazer esses cálculos sem depender de calculadoras poderosas. Mais uma vez ele me mostrou como conhecer bem os fundamentos nos possibilita muitas vezes solucionar problemas sem ser escravo de uma ferramenta específica.

segunda-feira, 13 de junho de 2011

Um pouco mais sobre comunicação.

Sábado passado apresentei uma “mini palestra” sobre o tema Cristianismo e Arte, durante um sarau na comunidade Luterana em BH. Já faz alguns anos (se não me falha a memória desde 2003) que venho estudando o assunto com alguma seriedade.

Dentro da proposta deste blog, o importante não é o assunto da palestra em si, mas saber que foi uma oportunidade de treinar um pouco mais minhas habilidades de comunicação.

Como já falei em outro post, comunicação é uma das habilidades mais importante que um líder de projetos precisa ter, a literatura diverge um pouco sobre o “número mágico” (de 75% a 90%) do percentual do tempo que um gerente de projetos gasta se comunicando, mas todos os autores concordam que é gasto MUITO tempo se comunicando.

Comunicação oral é uma arte, muito mais complexa do que a escrita, e pode ser uma das mais eficazes, se bem utilizada. Desenvolver as habilidades de falar bem em público é um dos melhores INVESTIMENTOS que se pode fazer em sua carreira. Nunca se esqueça - O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO.

Sempre se pergunte qual é o resultado desejado de sua comunicação, tenha em mente objetivos claros para o evento de comunicação.

Voltando à palestra, mesmo sendo sobre um tema que domino e posso falar horas a respeito, é importante ter preparado uma “ficha mental” sobre o tema, e sobre os temas que normalmente abordamos. Ela é um roteiro para nos guiar durante a preleção - Evita que sejamos vítimas do famigerado “ih... deu branco...”, nos ajuda a controlar o tempo e, principalmente, a organizar a sequencia lógica das ideias.

Para fazer uma ficha mental, eu normalmente sigo os seguintes passos:

Inventário - O inventário é a fase inicial da preparação da ficha mental e consiste no levantamento de informações, ideias, argumentos, ganchos e recursos audiovisuais a respeito do tema.

Seleção - Após o inventário, devemos escolher as informações principais e imprescindíveis, considerando sempre três fatores decisivos:

  • Tempo disponível;
  • Objetivo da apresentação;
  • Público-alvo.

"Costura" - Depois de selecionar as informações, devemos organizar a mensagem numa sequencia lógica de ideias, argumentos e ganchos. É muito importante planejar um gancho na introdução e outro na conclusão, a fim de "ganhar" o ouvinte no início e no final da apresentação.

Investimento - Distribuição proporcional do tempo e das técnicas/recursos que devem ser dedicados a cada ideia ou argumento, em função do objetivo a ser "vendido" ao público. É importante investir tempo na conclusão, lembrando sempre que "bem está o que bem acaba": o final da apresentação possivelmente será mais lembrado do que todo o resto.

Durante a apresentação, não é feio, nem vergonhoso ter sua “colinha” à mão para auxiliar a apresentação.

Um último comentário sobre fichas mentais – desenvolva o hábito de preparar fichas sobre assuntos e temas que envolvam suas atividades e interesses e sobre os temas principais do projeto que você está liderando. Também vale a pena ter sua auto apresentação preparada de forma similar. Isso evita que você seja “pego de surpresa”.

Todo este trabalho reflete a preparação da apresentação - é de se notar que preparar uma apresentação apresenta muita similaridade com o planejamento de projetos, pois quanto mais tempo é investido no planejamento menos imprevistos nos afetam durante a execução.

Em artigos futuros abordaremos outros aspectos da comunicação oral em público. O assunto é bem vasto e interessante e, não me canso de repetir, um bom curso sobre o assunto vale cada centavo investido. A dica é praticar e se expor a situações que demandem a utilização da comunicação oral em público – a prática correta e a compreensão do feedback (lições aprendidas) leva ao aprimoramento e a repetição deste ciclo leva à excelência.[1]

Notas

[1] Tal fato é muito bem explicado no Livro “Outliers – fora de série” de Malcolm Gladwell, ao explicar o conceito das 10.000 horas. Segundo o autor a excelência em qualquer coisa chega mais ou menos após 10.000 horas de prática - mais importante do que o talento é a preparação (pessoas bem sucedidas se dedicam bem mais do que as outras), a oportunidade (muitas vezes igual à sorte de estar no lugar certo, no momento certo) e o ambiente cultural, isto é, o legado que cada pessoa recebe e que permite ou não que o sucesso ocorra. Vale a pena ler.

quarta-feira, 1 de junho de 2011

Comunicação – importante em gerenciamento de projetos, mais importante ainda para a vida

Após falarmos um pouco sobre gestão de riscos, vamos falar um pouco agora sobre comunicação. Qualquer livro sobre gestão de projetos que você ler vai dizer que um líder de projeto gasta entre 75% a 90% de seu tempo comunicando, seja com a equipe do projeto, os clientes, os fornecedores e demais partes interessadas.

Pessoalmente o assunto me interessa bastante. Se pensarmos em termos de modelos de comunicação Emissor/Fonte, vamos encontrar o modelo abaixo que é utilizado por especialistas em telecomunicações, cientistas da fala, linguistas e demais interessados no estudo das comunicações.

O emissor, ou fonte tem uma mensagem a transmitir, ele codifica a mensagem em algo que seja compreensível pelo receptor (seja a linguagem corrente, um código binário, etc.), a mensagem é transmitida por um meio de comunicação ou canal (Comunicação oral, escrita, transmissão de dados por modulação, etc.), é decodificado e então o receptor a recebe.

Toda codificação, seja para comunicações digitais ou mesmo para a fala envolve inserir redundâncias na mensagem, seja por incluir bits de paridade para garantir a integridade da mensagem ou pelas próprias estruturas da linguagem falada. [1]

Como podemos ver na figura o meio de comunicação é sujeito a ruídos. Tais ruídos podem contaminar a comunicação. Uma das formas de se medir a qualidade da comunicação é a relação sinal ruído (um cálculo até simples, mas que foge do escopo deste texto) que mede quantas vezes seu sinal de comunicação é mais intenso do que o ruído – um exemplo que todo mundo conhece é quando aquele vizinho sem noção está ouvindo música ruim [2] e você acaba falando muito mais alto para se fazer ouvir.

Mas como projetos são feitos por pessoas, vamos piorar um pouco o modelo, trabalhando com as caixinhas “codificação” e “decodificação”. Quando falamos de seres humanos devemos entender um pouco da questão das visões de mundo ou cosmovisões. Podemos definir cosmovisão, em geral, como um conjunto de crenças fundamentais através das quais vemos o mundo. É a forma pela qual interpretamos e percebemos a realidade ao nosso redor, seja de forma consciente ou inconsciente. [3]

Então cada pessoa tem este conjunto de crenças fundamentais a partir das quais define a si mesmo e a realidade a seu redor. O problema é que cada pessoa pode ter sua própria visão de mundo que pode ser conflitante com a do outro. Então a codificação utilizada pelo emissor, dentro de seu sistema de percepções e definições, pode ser compreendida pelo receptor de forma totalmente diferente, dado a visão de realidade do receptor/decodificador.

Então surge o primeiro desafio da comunicação em projetos – definir uma linguagem comum, que seja compreendida pelas partes interessadas. Em tudo na vida, incluindo gestão de projetos, O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO.

É necessário ter claro qual efeito desejado com cada um de seus eventos de comunicação.

Complicando um pouco mais o modelo de comunicação, vamos pegar a figura anterior e torna-la uma comunicação de duas vias, o emissor também é receptor, assim como o receptor também pode ser emissor.

Teremos algo assim:

Complexo? Ainda estamos trabalhando com apenas dois “atores” se comunicando. Para números maiores de envolvidos existe uma fórmula bem simples para calcular o número de canais. Para um número N de envolvidos temos Nx(N-1)/2 possíveis canais de comunicação. 3 envolvidos? Temos 3x(3-1)/2 = 3 canais possíveis canais de comunicação. 4 envolvidos? 4x(4-1)/2 = 6 possíveis canais de comunicação. 5 Envolvidos? 5x(5-1)/2 = 10 possíveis canais de comunicação. Para 10 envolvidos, um número pequeno para boa parte dos projetos, temos 10x(10-1)/2 =45 possíveis canais de comunicação – TODOS podendo ser de duas vias.

Desenhando a hipótese de 3 atores de comunicação temos:

Podemos ver como a complexidade do problema só tende a aumentar, por isso planejar muito bem sua comunicação, levando em conta as percepções de mundo dos receptores (ou grupos de receptores), incluindo suas próprias percepções de mundo.

Se sairmos da leitura deste texto sabendo que O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO, já demos um grande passo em relação à melhoria da comunicação, seja em projetos ou para qualquer outro propósito desejado.

Notas

[1] Para ilustrar a questão de redundância, podemos tomar como exemplo a frase “estou falando com você”, que mesmo sendo emitida como “estou falano com você”, “estou falando com ocê”, “to falano com ocê” e quaisquer outras variantes ainda assim carrega informação suficiente para uma compreensão da mensagem original.

[2] deve existir alguma regra empírica que demonstre alguma correlação entre a potência do som e o mau gosto musical.

[3] quer saber mais sobre cosmovisões? Sugiro a leitura de “Cosmovisão cristã e transformação” – Editora Ultimato e “O Universo ao Lado: A Vida Examinada - Um Catálogo Elementar de Cosmovisões”, James Sire – United Press