Um pouco sobre gestão do tempo.

Olá pessoal, venho juntando alguns “insights” a respeito de gestão do tempo e percebi que juntei “massa crítica” suficiente para arriscar um textinho a respeito.

Como de costume pretendo discorrer mais a respeito da utilização destes conceitos no dia a dia do que apenas no ambiente de projetos.

Antes de mais nada, vamos definir um pouco de qual tempo estamos falando. Em português utilizamos o termo “tempo” indiscriminadamente, mas em grego existem dois termos para o tempo: “Chronos” (Χρόνος) e “Kairos” (καιρός). O primeiro é o tempo sequencial, mensurável (cronometro, por exemplo – medidor de tempo) o segundo se refere ao “momento certo, oportuno” refletindo a experiência de um momento oportuno.

Então temos o “tempo que se mede” e o “tempo oportuno” (no qual pode se fazer algo). Se considerarmos que planejar nada mais é do que pensar no que se pode fazer hoje para gerar o futuro desejado, podemos inferir que em gestão de projetos (e na vida, no sentido amplo) estamos muito mais trabalhando com o kairos do que com o chronos.

Então, levando isso para nossas vidas, podemos ver que existem algumas “crenças” que podem limitar sua boa gestão do tempo, algumas delas são:

• “Quem administra o tempo é escravo do relógio”;
• “é possível administrar 100% do tempo”;
• “Gestão do tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional”;
• “se quiser fazer algo bem feito, faça você mesmo”.

Cada uma dessas ideias tem o poder de impedir que você possa desfrutar dos benefícios da boa gestão do tempo (seja em seus projetos ou em sua vida )[

Para matar estas crenças repita comigo: “Planejar é diferente de ser escravo – É TER AUTONOMIA NAS ESCOLHAS”, “tudo pode recomeçar, o futuro PODE ser diferente”.

Antes que o texto descambe para a autoajuda descarada, vamos pensar em algumas coisas que podem ajudar a organizar a vida (em todos os sentidos).

É fundamental aprender a separar o que é importante do que é urgente – e aprender a dedicar melhor seu tempo ao que é importante.

• IMPORTANTE = coisas que contribuem para seus objetivos e propósitos de vida;
• URGENTE = coisas que “precisam” ser feitas num determinado prazo.

Para dar uma ideia sobre como lidar com isso, vamos pensar nas figuras a seguir;

A primeira mostra os quatro possíveis quadrantes para classificar uma demanda quanto a sua urgência e sua importância.

A segunda figura ilustra possíveis estratégias a serem adotadas para lidar com cada uma dessas demandas.

As coisas urgentes e não importantes podem ser delegadas para outras pessoas, ou podem ser negadas (vai depender da situação, mas provavelmente terão algumas delas das quais você não irá escapar, mas levar uma “mordida de jacaré” por semana ainda é melhor do que levar uma por hora).

O que é importante, porém não é urgente é um ponto de atenção. Tais coisas devem ser inseridas em sua lista de prioridades. Alguns exemplos desta categoria podem ser “cuidar da saúde” e “pensar na aposentadoria”. Se você goza de uma saúde razoável, e ela não vem dando sinais de estar “abrindo o bico” pode ser tentado a não dar importância a isso até que a saúde acabe e vire urgente cuidar do que restou dela. Da mesma forma, pensar na aposentadoria é importante, mas como sempre está “muito longe” pode ignorar a importância de criar reservas até que seja tarde demais e a urgência devore sua qualidade de vida.

O que não é urgente nem importante é tudo aquilo que não acrescenta nada a seus objetivos. Normalmente é algo do tipo “não fiz o relatório, mas aproveitei para arrumar os arquivos (ou as gavetas)”. Tudo que se encontra nessa categoria deve ser evitado ao máximo, e deve-se lutar contra a tentação de fazer tais coisas.

Já o que é importante e urgente é o que deve consumir a maior parte de seu tempo.

Agora o mais importante de tudo: a boa notícia é que você não precisa me dizer o que se encontra em cada uma dessas categorias para mim – a má notícia é que eu também não vou lhe dizer o que se encontra nessas categorias para você. Cabe a cada um identificar e classificar, de acordo com seus objetivos pessoais e momento de vida, quais demandas se encontram em cada categoria.

Já vi esse filme antes – Lições Aprendidas

E então você está bem no meio daquele Projeto (com “Pê” maiúsculo mesmo), e de repente se vê numa situação complicada e por sua mente passa algo do tipo “Já vi esse filme antes.” De repente vem à memória uma situação semelhante e a solução daquele pepino passado o ajuda a resolver o abacaxi do presente.

Parabéns, você acabou de fazer uso das famigeradas “lições aprendidas”, que nada mais são da aplicação daquele velho ditado “uma pessoa inteligente aprende com os próprios erros, uma pessoa sábia aprende com os erros dos outros e um idiota nunca aprende” [1] ao ambiente de projetos.

Para os que “sabem, mas esqueceram”, vamos relembrar um pouco: A gestão de projetos visa planejar e controlar recursos para gerar produtos (bens ou serviços) novos. Contudo, desenvolver um novo projeto sem utilizar os conhecimentos disponíveis na organização, é uma atividade pouco vantajosa.

Projetos são, por definição, empreendimentos temporários para a criação de um produto (serviço, funcionalidade, etc.) único. Ainda que sejam temporários, a habilidade em gerenciá-los pode ser desenvolvida ao longo de vários projetos.

A gestão do conhecimento é uma disciplina que vem surgindo como uma nova forma de se gerenciar organizações. Sua utilização sistemática permite que o conhecimento adquirido “rompa as fronteiras” dos projetos e seja utilizado para alavancar o aprendizado organizacional.

As lições aprendidas em um projeto podem (e devem) ser documentadas ao longo de todo um projeto, sendo disponibilizadas em uma base de conhecimento. Elas documentam tanto os acertos quanto os erros de um projeto.

Uma boa lição aprendida possui as seguintes características: É Documentada de forma simples, clara e rastreável [2], é relevante e contextualizada quanto a sua utilização - O conhecimento deve evidenciar sua utilidade em aplicações práticas.

Resumindo: passou aperto num projeto? Aprendeu algo novo? Descobriu uma nova forma que funciona melhor (ou que não funciona de JEITO nenhum)? Documente, registre e divulgue. Pode ser útil em seus futuros projetos e pode ser útil para as demais pessoas que trabalham com você, que não precisarão perder tempo resolvendo o que já foi resolvido.

Nessa hora normalmente vai aparecer um “consultor” ou “especialista” dizendo que é complexo, complicado, demorado e caro fazer algo desse tipo [3]. Mas a verdade que o seu uso é praticamente indolor e não requer prática, tampouco habilidades especiais para começar a usar e tirar algum proveito dessas tais “lições aprendidas”.

Como isso pode ser feito? Você pode usar uma planilha para registrar as lições aprendidas (ou algum sistema computacional super modernoso), ou mesmo o bom e velho trio “papel-caneta-cérebro” para registrar e bolar uma forma de arquivar e disponibilizar para quem possa se interessar – Não espere ter tudo para ter alguma coisa agora.

Notas

[1] Citado livremente

[2] KISS (Keep It Simple, Stupid – Traduzindo literalmente: “Não complica idiota”).

[3] Recomendo a leitura do livro “Freakonomics” para ver como o autor demonstra que o comportamento desses “especialistas” é semelhante aos terroristas – Vivem e lucram com o seu medo.

Bibliografia:

CUNHA, Fernanda G.; CORREIA, Lívia V.; GOMES, Michele S. C. – “O uso do Registro das Lições Aprendidas no Gerenciamento de Projetos – Um Estudo de Caso”. Trabalho de Conclusão de Curso. 2011. (MBA em Gestão de Projetos – Faculdade Pitágoras Vale do Aço). Orientador: Rafael Venuto Bittencourt de Oliveira.

Ainda sobre comunicação.

Nesta semana resolvi fazer uma faxina geral de alguns arquivos digitais da época da faculdade. Dentre tantas coisas interessantes que encontrei estava meu relatório final do último estágio obrigatório que fiz.

Relendo o relatório duas coisas ficaram muito claras. A primeira é que minha escrita era muito confusa na época (foi bom perceber que ao longo do tempo melhorei minha habilidade de organizar ideias de forma escrita). A segunda é que mesmo àquela época, sem ter ainda tido nenhum contato formal com metodologias de gerenciamento de projetos, eu já havia percebido como a comunicação e a integração entre as equipes do projeto poderiam facilitar e muito o andamento do mesmo.

Em um projeto no qual existe a participação de equipes multidisciplinares é muito importante garantir que haja canais de comunicação entre as diversas pessoas. Mais importante ainda é realizar um trabalho de alinhamento destas com relação aos objetivos do projeto, os limites de atuação de cada grupo, e as interações, interdependências, interfaces e impactos de suas atividades com as atividades das outras equipes.

Por mais que tudo isso parece muito óbvio se pararmos para fazer umas “contas de padaria” utilizando nossas recordações de projetos, iremos certamente nos recordar de diversos episódios nos quais, por causa de pequenos erros de interfaceamento e integração entre as equipes, ocorreram grandes problemas nos projetos.

Tenham certeza muitas coisas que podem parecer simples e banais para você podem não ser para as outras equipes. Um bom exemplo é o ilustrado na figura abaixo (na verdade estava guardando esta figura para um texto sobre como elaborar uma lista de atividades que sejam inteligíveis para qualquer membro da equipe de projeto, mas ele serve muito bem para ilustrar esta questão de que o que é óbvio e simples para alguns para outros pode não ser).

Desenhar uma coruja é simples, primeiro desenhe uns círculos, depois desenhe o resto da coruja.

Quantas vezes não nos pegamos dando instruções assim? “É simples...”, “todo mundo sabe...”, “tenho certeza de que eles vão entender...” etc.

Como já disse em outros artigos “o significado da comunicação é seu resultado”. Se sua comunicação não vem apresentando os resultados esperados pode valer a pena repensar o que se quer transmitir e como isso tem sido feito até o momento.

Reflexão de meio de ano

E então, meio que de repente, você percebe que esta é a última semana do primeiro semestre de 2011.

É meio ano já se passou, e passou muito rápido, parafraseando John Lenon, podemos dizer que “a vida é aquilo que acontece enquanto estamos ocupados com outras coisas”.

Sempre que me sento para escrever para este blog, me pergunto em como abordar algo que tenha alguma relevância dentro do tema “GP, Vida e outras coisas...”. Falamos um pouco sobre gestão de projetos, BSC pessoal, buscando sempre fazer uma ponte entre as esferas pessoais e profissionais.

Hoje meu interesse maior é abordar algo mais pessoal, intimista.

Sempre estamos medindo o desempenho de nossos projetos, nossas atividades e outras demandas do dia a dia, apagando pequenos focos de incêndios e planejando para evitar que incêndios maiores apareçam. Mas e seus projetos pessoais? Sua vida, seus planos e seus sonhos, como estão? Não me digam que vão esperar estarem velhos e cansados para perseguirem seus sonhos.

Então, quanto do que vocês sonharam para suas vidas no início do ano se concretizou? Quão eficientes foram para cuidar de vocês mesmos?

Leve o tempo que for necessário neste ponto.

Provavelmente alguns de vocês devem ter atingido até mais do que esperavam obter, outros, porém, devem estar ao menos “pensativos” a respeito de como andam conduzindo a própria vida.

Provavelmente os que formularam seus objetivos de forma mais eficiente obtiveram mais resultados. Vou ensinar uma forma de se formular objetivos pessoais que a maior parte das pessoas que alcançam seus objetivos utilizam, ainda que muitos talvez utilizem de forma intuitiva.

1. O objetivo deve ser estabelecido por afirmativas – ou seja, um objetivo que contenha uma negativa em sua formulação como, por exemplo, “não vou...”, “não posso...”, “evitarei...”, etc. é danoso. A negativa é uma forma de se pensar no que não se quer pensar. Para ilustrar siga a orientação da frase a seguir: “Tente não pensar nos móveis de sua sala” – aposto duas paçoquinhas como todo mundo pensou nos móveis da sala. Ao formular seus objetivos, gaste um tempo pensando em como expressá-los por afirmativas como “farei...”, “conseguirei...”, “serei...”, etc.

2. O objetivo deve estar sob o controle da pessoa que o formulou – Ou seja, deve depender inteiramente de seus esforços. Um objetivo do tipo “se eu fizer XPTO e fulano fizer XYZ...” não vai dar em muita coisa que presta, só vai aumentar a ansiedade em relação ao objetivo e aumenta a probabilidade de desistência da busca do mesmo. Escolha objetivos que dependam apenas de seu empenho, seu esforço.

3. O objetivo deve ser bem especificado – deve ser mensurável, ter parâmetros bem definidos. Pense em termos de “o que...”, “quanto...”, “onde...”, “quando...” e por aí vai. É bem melhor do que ter objetivos vagos, genéricos. Na vida não existem objetivos do tipo “conquistar 12 territórios a sua escolha” [1].

4. O objetivo deve ser descrito em termos adequados de percepção – deve ser planejado utilizando o método da decomposição e transformado em pequenas metas intermediárias. Se você quer, por exemplo, juntar 100 mil reais e não tem nada, antes de chegar a 100 mil terá que chegar a 1 mil, 5 mil, 20 mil e por aí vai. De repente planejar esses passos intermediários vai te ajudar e muito. Uma boa forma é ir fazendo perguntas de “trás pra frente” – partindo de seus objetivos, ir vendo o que é preciso para chegar até ele, perguntando sempre “como”. É bem semelhante ao uso do “diagrama causa e efeito”, bem conhecido.

5. Os objetivos não podem ser conflitantes - devem harmonizar entre si e, se gerar algum conflito, deve-se iniciar um processo de negociação e escolha, tanto nas esferas internas (sua vida) quanto externas (sua teia de relacionamentos).

Levando estes 5 pontos em consideração é possível reavaliar os objetivos pessoais, tente adequá-los à forma proposta. Verifique quais deles entram em conflito com outros, ou entram em conflito com a forma como você vem levando sua vida. Ainda faltam 6 meses para o final do ano – que tal utilizá-los de forma a alcançar alguns de seus objetivos?

Nota:

[1] quem nunca jogou WAR que atire o primeiro dado.

Alguns insights sobre ferramentas de gestão de projetos

“What is the steel compared to the hand that wields it?”(Thulsa Doom – Conan o Bárbaro).

“O que é o aço comparado com a mão que o empunha?” (Thulsa Doom – Conan o Bárbaro).

Começo o texto de hoje com uma citação do clássico “Conan o Bárbaro” e emendo no vídeo de meu bom amigo Mac sobre lâminas para bushcraft.

Repare que no vídeo ele enfatiza que muito mais importante do que a lâmina (ferramenta) é o “homem por trás da lâmina”. Interessante como soa similar à citação do filme, não é?

E o que isso tem a ver com gestão de projetos? Calma, antes que pensem que enlouqueci de vez, já digo onde quero chegar – Vamos falar um pouco a respeito de ferramentas de gestão de projetos.

Se fizermos uma busca rápida no Google sobre “ferramentas de gestão de projetos” vamos ver algo parecido com isso:

Aproximadamente 1.530.000 resultados - isso mesmo um milhão e meio de resultados para o termo em uma busca no Google!

Podemos ver que existem várias opções (MS Project, Primavera, Spider, Open Project, centenas de softwares livres, MS EPM e por aí vai até onde a imaginação alcança...).

Em diversos congressos de Gestão de Projetos sempre vejo stands de desenvolvedores destas ferramentas, normalmente os panfletos distribuídos são muito bem feitos, bem ilustrados, mostrando ao máximo as possibilidades da ferramenta. O que aparentemente todos desenvolvedores “esquecem” de mencionar é que a ferramenta só atinge seu máximo desempenho se for utilizada por mãos capacitadas.

Recordo-me de minha infância, de quando aprendi a tabuada, eu vivia enchendo a paciência de meu pai (Engenheiro) para que ele me deixasse usar uma calculadora para fazer o “para casa”. Eu usava o argumento de que ele também vivia fazendo cálculos com sua calculadora (uma calculadora científica Sharp com display de LEDs verdes que era meu sonho de consumo). A resposta que ele me dava era sempre algo mais ou menos assim “Eu uso calculadora para fazer cálculos que eu sei fazer, mas com a calculadora eu os faço mais rápido. Você, meu filho, ainda precisa aprender como fazer os cálculos elementares manualmente antes de pensar em usar uma ferramenta como esta.” [1]

Conhecer os fundamentos de GP, saber traçar uma rede PERT/CPM na mão (isto é – saber os princípios de cálculo), saber elaborar bons relatórios, ter bons conhecimentos de gestão de projetos e resolução de conflitos trás bons resultados. Uma pessoa com essas habilidades ao utilizar uma ferramenta de gestão de projeto pode utiliza-la de forma a aproveitar melhor suas facilidades e pode, inclusive, ter o insight se a ferramenta está funcionando bem ou não.

Para exemplificar – Bisturis são ótimas ferramentas para diversos procedimentos cirúrgicos, mas em hipótese alguma eu deixaria que um mecânico realizasse um procedimento cirúrgico só por que ele tem um bisturi. De forma similar utilizamos nossos pés e mãos para dirigir, e orangotangos têm pés e mãos, mas ninguém em sã consciência deixaria um orangotango dirigir o próprio carro, mesmo possuindo ferramentas para tal ação.

Respondam rápido – quem você preferiria contratar para tocar um projeto importante – uma pessoa “calejada” em gerenciamento de projetos, com experiência comprovada e conhecimento profundo dos fundamentos ou uma pessoa que fez um curso de 2 meses e que se compromete a utilizar uma “ferramenta fantástica” ? Suponho que sua escolha recaia sobre o primeiro candidato, não é?

Então, para resumir meu posicionamento – ferramentas podem sim facilitar a vida de quem ENTENDE de gestão de projetos, elas podem permitir que muito trabalho seja feito em pouco tempo, e possibilitar que diversas informações sejam facilmente acessadas. Mas uma ferramenta, por melhor que seja, é tão boa quanto a mão que a utiliza, não devemos ter a fantasia de que um sistema computacional de última geração vai resolver todos os problemas de gestão de projetos – o fator humano ainda é (felizmente) o mais importante.

Notas

[1] o safado do velho uma vez me desafiou (devia ter uns 15 anos) a fazer alguns cálculos complexos utilizando uma calculadora científica, enquanto ele fazia os mesmos cálculos utilizando uma “calculadora de padaria”, queria ver quem terminava primeiro. Ele ganhou! Depois me explicou que ao saber como se expande uma função em série de Taylor pode-se fazer esses cálculos sem depender de calculadoras poderosas. Mais uma vez ele me mostrou como conhecer bem os fundamentos nos possibilita muitas vezes solucionar problemas sem ser escravo de uma ferramenta específica.

Um pouco mais sobre comunicação.

Sábado passado apresentei uma “mini palestra” sobre o tema Cristianismo e Arte, durante um sarau na comunidade Luterana em BH. Já faz alguns anos (se não me falha a memória desde 2003) que venho estudando o assunto com alguma seriedade.

Dentro da proposta deste blog, o importante não é o assunto da palestra em si, mas saber que foi uma oportunidade de treinar um pouco mais minhas habilidades de comunicação.

Como já falei em outro post, comunicação é uma das habilidades mais importante que um líder de projetos precisa ter, a literatura diverge um pouco sobre o “número mágico” (de 75% a 90%) do percentual do tempo que um gerente de projetos gasta se comunicando, mas todos os autores concordam que é gasto MUITO tempo se comunicando.

Comunicação oral é uma arte, muito mais complexa do que a escrita, e pode ser uma das mais eficazes, se bem utilizada. Desenvolver as habilidades de falar bem em público é um dos melhores INVESTIMENTOS que se pode fazer em sua carreira. Nunca se esqueça - O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO.

Sempre se pergunte qual é o resultado desejado de sua comunicação, tenha em mente objetivos claros para o evento de comunicação.

Voltando à palestra, mesmo sendo sobre um tema que domino e posso falar horas a respeito, é importante ter preparado uma “ficha mental” sobre o tema, e sobre os temas que normalmente abordamos. Ela é um roteiro para nos guiar durante a preleção - Evita que sejamos vítimas do famigerado “ih... deu branco...”, nos ajuda a controlar o tempo e, principalmente, a organizar a sequencia lógica das ideias.

Para fazer uma ficha mental, eu normalmente sigo os seguintes passos:

Inventário - O inventário é a fase inicial da preparação da ficha mental e consiste no levantamento de informações, ideias, argumentos, ganchos e recursos audiovisuais a respeito do tema.

Seleção - Após o inventário, devemos escolher as informações principais e imprescindíveis, considerando sempre três fatores decisivos:

• Tempo disponível;
• Objetivo da apresentação;
• Público-alvo.

"Costura" - Depois de selecionar as informações, devemos organizar a mensagem numa sequencia lógica de ideias, argumentos e ganchos. É muito importante planejar um gancho na introdução e outro na conclusão, a fim de "ganhar" o ouvinte no início e no final da apresentação.

Investimento - Distribuição proporcional do tempo e das técnicas/recursos que devem ser dedicados a cada ideia ou argumento, em função do objetivo a ser "vendido" ao público. É importante investir tempo na conclusão, lembrando sempre que "bem está o que bem acaba": o final da apresentação possivelmente será mais lembrado do que todo o resto.

Durante a apresentação, não é feio, nem vergonhoso ter sua “colinha” à mão para auxiliar a apresentação.

Um último comentário sobre fichas mentais – desenvolva o hábito de preparar fichas sobre assuntos e temas que envolvam suas atividades e interesses e sobre os temas principais do projeto que você está liderando. Também vale a pena ter sua auto apresentação preparada de forma similar. Isso evita que você seja “pego de surpresa”.

Todo este trabalho reflete a preparação da apresentação - é de se notar que preparar uma apresentação apresenta muita similaridade com o planejamento de projetos, pois quanto mais tempo é investido no planejamento menos imprevistos nos afetam durante a execução.

Em artigos futuros abordaremos outros aspectos da comunicação oral em público. O assunto é bem vasto e interessante e, não me canso de repetir, um bom curso sobre o assunto vale cada centavo investido. A dica é praticar e se expor a situações que demandem a utilização da comunicação oral em público – a prática correta e a compreensão do feedback (lições aprendidas) leva ao aprimoramento e a repetição deste ciclo leva à excelência.[1]

Notas

[1] Tal fato é muito bem explicado no Livro “Outliers – fora de série” de Malcolm Gladwell, ao explicar o conceito das 10.000 horas. Segundo o autor a excelência em qualquer coisa chega mais ou menos após 10.000 horas de prática - mais importante do que o talento é a preparação (pessoas bem sucedidas se dedicam bem mais do que as outras), a oportunidade (muitas vezes igual à sorte de estar no lugar certo, no momento certo) e o ambiente cultural, isto é, o legado que cada pessoa recebe e que permite ou não que o sucesso ocorra. Vale a pena ler.

Comunicação – importante em gerenciamento de projetos, mais importante ainda para a vida

Após falarmos um pouco sobre gestão de riscos, vamos falar um pouco agora sobre comunicação. Qualquer livro sobre gestão de projetos que você ler vai dizer que um líder de projeto gasta entre 75% a 90% de seu tempo comunicando, seja com a equipe do projeto, os clientes, os fornecedores e demais partes interessadas.

Pessoalmente o assunto me interessa bastante. Se pensarmos em termos de modelos de comunicação Emissor/Fonte, vamos encontrar o modelo abaixo que é utilizado por especialistas em telecomunicações, cientistas da fala, linguistas e demais interessados no estudo das comunicações.

O emissor, ou fonte tem uma mensagem a transmitir, ele codifica a mensagem em algo que seja compreensível pelo receptor (seja a linguagem corrente, um código binário, etc.), a mensagem é transmitida por um meio de comunicação ou canal (Comunicação oral, escrita, transmissão de dados por modulação, etc.), é decodificado e então o receptor a recebe.

Toda codificação, seja para comunicações digitais ou mesmo para a fala envolve inserir redundâncias na mensagem, seja por incluir bits de paridade para garantir a integridade da mensagem ou pelas próprias estruturas da linguagem falada. [1]

Como podemos ver na figura o meio de comunicação é sujeito a ruídos. Tais ruídos podem contaminar a comunicação. Uma das formas de se medir a qualidade da comunicação é a relação sinal ruído (um cálculo até simples, mas que foge do escopo deste texto) que mede quantas vezes seu sinal de comunicação é mais intenso do que o ruído – um exemplo que todo mundo conhece é quando aquele vizinho sem noção está ouvindo música ruim [2] e você acaba falando muito mais alto para se fazer ouvir.

Mas como projetos são feitos por pessoas, vamos piorar um pouco o modelo, trabalhando com as caixinhas “codificação” e “decodificação”. Quando falamos de seres humanos devemos entender um pouco da questão das visões de mundo ou cosmovisões. Podemos definir cosmovisão, em geral, como um conjunto de crenças fundamentais através das quais vemos o mundo. É a forma pela qual interpretamos e percebemos a realidade ao nosso redor, seja de forma consciente ou inconsciente. [3]

Então cada pessoa tem este conjunto de crenças fundamentais a partir das quais define a si mesmo e a realidade a seu redor. O problema é que cada pessoa pode ter sua própria visão de mundo que pode ser conflitante com a do outro. Então a codificação utilizada pelo emissor, dentro de seu sistema de percepções e definições, pode ser compreendida pelo receptor de forma totalmente diferente, dado a visão de realidade do receptor/decodificador.

Então surge o primeiro desafio da comunicação em projetos – definir uma linguagem comum, que seja compreendida pelas partes interessadas. Em tudo na vida, incluindo gestão de projetos, O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO.

É necessário ter claro qual efeito desejado com cada um de seus eventos de comunicação.

Complicando um pouco mais o modelo de comunicação, vamos pegar a figura anterior e torna-la uma comunicação de duas vias, o emissor também é receptor, assim como o receptor também pode ser emissor.

Teremos algo assim:

Complexo? Ainda estamos trabalhando com apenas dois “atores” se comunicando. Para números maiores de envolvidos existe uma fórmula bem simples para calcular o número de canais. Para um número N de envolvidos temos Nx(N-1)/2 possíveis canais de comunicação. 3 envolvidos? Temos 3x(3-1)/2 = 3 canais possíveis canais de comunicação. 4 envolvidos? 4x(4-1)/2 = 6 possíveis canais de comunicação. 5 Envolvidos? 5x(5-1)/2 = 10 possíveis canais de comunicação. Para 10 envolvidos, um número pequeno para boa parte dos projetos, temos 10x(10-1)/2 =45 possíveis canais de comunicação – TODOS podendo ser de duas vias.

Desenhando a hipótese de 3 atores de comunicação temos:

Podemos ver como a complexidade do problema só tende a aumentar, por isso planejar muito bem sua comunicação, levando em conta as percepções de mundo dos receptores (ou grupos de receptores), incluindo suas próprias percepções de mundo.

Se sairmos da leitura deste texto sabendo que O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO, já demos um grande passo em relação à melhoria da comunicação, seja em projetos ou para qualquer outro propósito desejado.

Notas

[1] Para ilustrar a questão de redundância, podemos tomar como exemplo a frase “estou falando com você”, que mesmo sendo emitida como “estou falano com você”, “estou falando com ocê”, “to falano com ocê” e quaisquer outras variantes ainda assim carrega informação suficiente para uma compreensão da mensagem original.

[2] deve existir alguma regra empírica que demonstre alguma correlação entre a potência do som e o mau gosto musical.

[3] quer saber mais sobre cosmovisões? Sugiro a leitura de “Cosmovisão cristã e transformação” – Editora Ultimato e “O Universo ao Lado: A Vida Examinada - Um Catálogo Elementar de Cosmovisões”, James Sire – United Press