Já vi esse filme antes – Lições Aprendidas

E então você está bem no meio daquele Projeto (com “Pê” maiúsculo mesmo), e de repente se vê numa situação complicada e por sua mente passa algo do tipo “Já vi esse filme antes.” De repente vem à memória uma situação semelhante e a solução daquele pepino passado o ajuda a resolver o abacaxi do presente.

Parabéns, você acabou de fazer uso das famigeradas “lições aprendidas”, que nada mais são da aplicação daquele velho ditado “uma pessoa inteligente aprende com os próprios erros, uma pessoa sábia aprende com os erros dos outros e um idiota nunca aprende” [1] ao ambiente de projetos.

Para os que “sabem, mas esqueceram”, vamos relembrar um pouco: A gestão de projetos visa planejar e controlar recursos para gerar produtos (bens ou serviços) novos. Contudo, desenvolver um novo projeto sem utilizar os conhecimentos disponíveis na organização, é uma atividade pouco vantajosa.

Projetos são, por definição, empreendimentos temporários para a criação de um produto (serviço, funcionalidade, etc.) único. Ainda que sejam temporários, a habilidade em gerenciá-los pode ser desenvolvida ao longo de vários projetos.

A gestão do conhecimento é uma disciplina que vem surgindo como uma nova forma de se gerenciar organizações. Sua utilização sistemática permite que o conhecimento adquirido “rompa as fronteiras” dos projetos e seja utilizado para alavancar o aprendizado organizacional.

As lições aprendidas em um projeto podem (e devem) ser documentadas ao longo de todo um projeto, sendo disponibilizadas em uma base de conhecimento. Elas documentam tanto os acertos quanto os erros de um projeto.

Uma boa lição aprendida possui as seguintes características: É Documentada de forma simples, clara e rastreável [2], é relevante e contextualizada quanto a sua utilização - O conhecimento deve evidenciar sua utilidade em aplicações práticas.

Resumindo: passou aperto num projeto? Aprendeu algo novo? Descobriu uma nova forma que funciona melhor (ou que não funciona de JEITO nenhum)? Documente, registre e divulgue. Pode ser útil em seus futuros projetos e pode ser útil para as demais pessoas que trabalham com você, que não precisarão perder tempo resolvendo o que já foi resolvido.

Nessa hora normalmente vai aparecer um “consultor” ou “especialista” dizendo que é complexo, complicado, demorado e caro fazer algo desse tipo [3]. Mas a verdade que o seu uso é praticamente indolor e não requer prática, tampouco habilidades especiais para começar a usar e tirar algum proveito dessas tais “lições aprendidas”.

Como isso pode ser feito? Você pode usar uma planilha para registrar as lições aprendidas (ou algum sistema computacional super modernoso), ou mesmo o bom e velho trio “papel-caneta-cérebro” para registrar e bolar uma forma de arquivar e disponibilizar para quem possa se interessar – Não espere ter tudo para ter alguma coisa agora.

Notas

[1] Citado livremente

[2] KISS (Keep It Simple, Stupid – Traduzindo literalmente: “Não complica idiota”).

[3] Recomendo a leitura do livro “Freakonomics” para ver como o autor demonstra que o comportamento desses “especialistas” é semelhante aos terroristas – Vivem e lucram com o seu medo.

Bibliografia:

CUNHA, Fernanda G.; CORREIA, Lívia V.; GOMES, Michele S. C. – “O uso do Registro das Lições Aprendidas no Gerenciamento de Projetos – Um Estudo de Caso”. Trabalho de Conclusão de Curso. 2011. (MBA em Gestão de Projetos – Faculdade Pitágoras Vale do Aço). Orientador: Rafael Venuto Bittencourt de Oliveira.