Um pouco mais sobre comunicação.

Sábado passado apresentei uma “mini palestra” sobre o tema Cristianismo e Arte, durante um sarau na comunidade Luterana em BH. Já faz alguns anos (se não me falha a memória desde 2003) que venho estudando o assunto com alguma seriedade.

Dentro da proposta deste blog, o importante não é o assunto da palestra em si, mas saber que foi uma oportunidade de treinar um pouco mais minhas habilidades de comunicação.

Como já falei em outro post, comunicação é uma das habilidades mais importante que um líder de projetos precisa ter, a literatura diverge um pouco sobre o “número mágico” (de 75% a 90%) do percentual do tempo que um gerente de projetos gasta se comunicando, mas todos os autores concordam que é gasto MUITO tempo se comunicando.

Comunicação oral é uma arte, muito mais complexa do que a escrita, e pode ser uma das mais eficazes, se bem utilizada. Desenvolver as habilidades de falar bem em público é um dos melhores INVESTIMENTOS que se pode fazer em sua carreira. Nunca se esqueça - O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO.

Sempre se pergunte qual é o resultado desejado de sua comunicação, tenha em mente objetivos claros para o evento de comunicação.

Voltando à palestra, mesmo sendo sobre um tema que domino e posso falar horas a respeito, é importante ter preparado uma “ficha mental” sobre o tema, e sobre os temas que normalmente abordamos. Ela é um roteiro para nos guiar durante a preleção - Evita que sejamos vítimas do famigerado “ih... deu branco...”, nos ajuda a controlar o tempo e, principalmente, a organizar a sequencia lógica das ideias.

Para fazer uma ficha mental, eu normalmente sigo os seguintes passos:

Inventário - O inventário é a fase inicial da preparação da ficha mental e consiste no levantamento de informações, ideias, argumentos, ganchos e recursos audiovisuais a respeito do tema.

Seleção - Após o inventário, devemos escolher as informações principais e imprescindíveis, considerando sempre três fatores decisivos:

• Tempo disponível;
• Objetivo da apresentação;
• Público-alvo.

"Costura" - Depois de selecionar as informações, devemos organizar a mensagem numa sequencia lógica de ideias, argumentos e ganchos. É muito importante planejar um gancho na introdução e outro na conclusão, a fim de "ganhar" o ouvinte no início e no final da apresentação.

Investimento - Distribuição proporcional do tempo e das técnicas/recursos que devem ser dedicados a cada ideia ou argumento, em função do objetivo a ser "vendido" ao público. É importante investir tempo na conclusão, lembrando sempre que "bem está o que bem acaba": o final da apresentação possivelmente será mais lembrado do que todo o resto.

Durante a apresentação, não é feio, nem vergonhoso ter sua “colinha” à mão para auxiliar a apresentação.

Um último comentário sobre fichas mentais – desenvolva o hábito de preparar fichas sobre assuntos e temas que envolvam suas atividades e interesses e sobre os temas principais do projeto que você está liderando. Também vale a pena ter sua auto apresentação preparada de forma similar. Isso evita que você seja “pego de surpresa”.

Todo este trabalho reflete a preparação da apresentação - é de se notar que preparar uma apresentação apresenta muita similaridade com o planejamento de projetos, pois quanto mais tempo é investido no planejamento menos imprevistos nos afetam durante a execução.

Em artigos futuros abordaremos outros aspectos da comunicação oral em público. O assunto é bem vasto e interessante e, não me canso de repetir, um bom curso sobre o assunto vale cada centavo investido. A dica é praticar e se expor a situações que demandem a utilização da comunicação oral em público – a prática correta e a compreensão do feedback (lições aprendidas) leva ao aprimoramento e a repetição deste ciclo leva à excelência.[1]

Notas

[1] Tal fato é muito bem explicado no Livro “Outliers – fora de série” de Malcolm Gladwell, ao explicar o conceito das 10.000 horas. Segundo o autor a excelência em qualquer coisa chega mais ou menos após 10.000 horas de prática - mais importante do que o talento é a preparação (pessoas bem sucedidas se dedicam bem mais do que as outras), a oportunidade (muitas vezes igual à sorte de estar no lugar certo, no momento certo) e o ambiente cultural, isto é, o legado que cada pessoa recebe e que permite ou não que o sucesso ocorra. Vale a pena ler.