Comunicação – importante em gerenciamento de projetos, mais importante ainda para a vida

Após falarmos um pouco sobre gestão de riscos, vamos falar um pouco agora sobre comunicação. Qualquer livro sobre gestão de projetos que você ler vai dizer que um líder de projeto gasta entre 75% a 90% de seu tempo comunicando, seja com a equipe do projeto, os clientes, os fornecedores e demais partes interessadas.

Pessoalmente o assunto me interessa bastante. Se pensarmos em termos de modelos de comunicação Emissor/Fonte, vamos encontrar o modelo abaixo que é utilizado por especialistas em telecomunicações, cientistas da fala, linguistas e demais interessados no estudo das comunicações.

O emissor, ou fonte tem uma mensagem a transmitir, ele codifica a mensagem em algo que seja compreensível pelo receptor (seja a linguagem corrente, um código binário, etc.), a mensagem é transmitida por um meio de comunicação ou canal (Comunicação oral, escrita, transmissão de dados por modulação, etc.), é decodificado e então o receptor a recebe.

Toda codificação, seja para comunicações digitais ou mesmo para a fala envolve inserir redundâncias na mensagem, seja por incluir bits de paridade para garantir a integridade da mensagem ou pelas próprias estruturas da linguagem falada. [1]

Como podemos ver na figura o meio de comunicação é sujeito a ruídos. Tais ruídos podem contaminar a comunicação. Uma das formas de se medir a qualidade da comunicação é a relação sinal ruído (um cálculo até simples, mas que foge do escopo deste texto) que mede quantas vezes seu sinal de comunicação é mais intenso do que o ruído – um exemplo que todo mundo conhece é quando aquele vizinho sem noção está ouvindo música ruim [2] e você acaba falando muito mais alto para se fazer ouvir.

Mas como projetos são feitos por pessoas, vamos piorar um pouco o modelo, trabalhando com as caixinhas “codificação” e “decodificação”. Quando falamos de seres humanos devemos entender um pouco da questão das visões de mundo ou cosmovisões. Podemos definir cosmovisão, em geral, como um conjunto de crenças fundamentais através das quais vemos o mundo. É a forma pela qual interpretamos e percebemos a realidade ao nosso redor, seja de forma consciente ou inconsciente. [3]

Então cada pessoa tem este conjunto de crenças fundamentais a partir das quais define a si mesmo e a realidade a seu redor. O problema é que cada pessoa pode ter sua própria visão de mundo que pode ser conflitante com a do outro. Então a codificação utilizada pelo emissor, dentro de seu sistema de percepções e definições, pode ser compreendida pelo receptor de forma totalmente diferente, dado a visão de realidade do receptor/decodificador.

Então surge o primeiro desafio da comunicação em projetos – definir uma linguagem comum, que seja compreendida pelas partes interessadas. Em tudo na vida, incluindo gestão de projetos, O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO.

É necessário ter claro qual efeito desejado com cada um de seus eventos de comunicação.

Complicando um pouco mais o modelo de comunicação, vamos pegar a figura anterior e torna-la uma comunicação de duas vias, o emissor também é receptor, assim como o receptor também pode ser emissor.

Teremos algo assim:

Complexo? Ainda estamos trabalhando com apenas dois “atores” se comunicando. Para números maiores de envolvidos existe uma fórmula bem simples para calcular o número de canais. Para um número N de envolvidos temos Nx(N-1)/2 possíveis canais de comunicação. 3 envolvidos? Temos 3x(3-1)/2 = 3 canais possíveis canais de comunicação. 4 envolvidos? 4x(4-1)/2 = 6 possíveis canais de comunicação. 5 Envolvidos? 5x(5-1)/2 = 10 possíveis canais de comunicação. Para 10 envolvidos, um número pequeno para boa parte dos projetos, temos 10x(10-1)/2 =45 possíveis canais de comunicação – TODOS podendo ser de duas vias.

Desenhando a hipótese de 3 atores de comunicação temos:

Podemos ver como a complexidade do problema só tende a aumentar, por isso planejar muito bem sua comunicação, levando em conta as percepções de mundo dos receptores (ou grupos de receptores), incluindo suas próprias percepções de mundo.

Se sairmos da leitura deste texto sabendo que O SIGNIFICADO DA COMUNICAÇÃO É SEU EFEITO, já demos um grande passo em relação à melhoria da comunicação, seja em projetos ou para qualquer outro propósito desejado.

Notas

[1] Para ilustrar a questão de redundância, podemos tomar como exemplo a frase “estou falando com você”, que mesmo sendo emitida como “estou falano com você”, “estou falando com ocê”, “to falano com ocê” e quaisquer outras variantes ainda assim carrega informação suficiente para uma compreensão da mensagem original.

[2] deve existir alguma regra empírica que demonstre alguma correlação entre a potência do som e o mau gosto musical.

[3] quer saber mais sobre cosmovisões? Sugiro a leitura de “Cosmovisão cristã e transformação” – Editora Ultimato e “O Universo ao Lado: A Vida Examinada - Um Catálogo Elementar de Cosmovisões”, James Sire – United Press